会議は議題を用意して臨むこと

議題のない会議は決定事項がなかなか出なくて時間の無駄になることが多い。

議題があればその会議が何分かかるのかわかり会議室を使用する時間を見積もりやすい。

また議題があれば参加メンバーは、事前に何を話すのかをシミュレーションすることができて会議がスムーズである。
たとえば議題が存在しない場合、

平社員「こちらの件を進めようと思うのですが・・・」
と話を進めると
上司「え！？それなに！？今聞いたんだけど！ちょっと詳しく説明してよ！
それからそういう大切なことは事前に報告するようにね！」

などと執務室で行えるコミュニケーションが発生してしまったりする。

他の参加者にとっては非常にどうでもいいコミュニケーションである。
会議室は意思決定を行う場なのだから以上のようなコミュニケーションをしてはいけない。